一,函的涵义和用途
函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项.
函的使用范围极广,使用频率极高,可谓公文中的"轻武器".具体来说,函的用途主要包括四个方面:
1.平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系,往来.
2.向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项.
3.业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项.
4.机关单位对个人的事务联系,如复群众来信等.
二,函的特点
1.使用广泛性.函的使用不受级别高低,单位大小的限制,收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系.上至国务院,下至基层组织,企事业单位,社会团体都广泛地使用函.
2.行文多向性.函可以上行,下行,但大多数函作平行文.
3.用语谦敬性.不论什么类型的函,用语皆得注重谦恭有礼,尊重对方,力求得到对方更多的理解和支持.函是最注重使用文言词汇的公文.函是公文中最富有文学性的文种.
三,函的类型
1.商洽函.即不相隶属机关之间商洽工作,联系有关事宜的函.如人员商调,联系参观学习等.
2.询答函.即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函.询答函实际上又可分出"询问函"和"答复函".有些不明确的问题向有关机关和部门询问,用询问函.对机关和部门所询问的问题做出解释答复,用答复函.询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作.
3.批请函.即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函.批请函实际上又可以分为"请批函"和"审批函".请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项,而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项.
4.告知函.即告知不相隶属机关有关事项的函.
以上是按内容和用途对函所作的分类.若按照文面格式分类,函可以分为公函和便函.若按照行文去向分类,函又可以分为去函和复函.
四,函的结构和写法
(一)标题
函的标题一般由发文机关,事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成.
(二)正文
1.开头.写行文的缘由,背景和依据.
一般来说,去函的开头或说明根据上级的有关指示精神,或简要叙述本地区,本单位的实际需要,疑惑和困难.
复函的开头引用对方来文的标题及发文字号,有的复函还简述来函的主题,这与批复的写法基本相同.继而,有的复函以"现将有关问题复函如下"一类文种承启语引出主体事项,即答复意见.
2.主体.写需要商洽,询问,答复,联系,请求批准或答复审批及告知的事项.
函,或去函和复函的事项一般都较单一,可与行文缘由合为一段.如果事项比较复杂,则分条列项书写.
⒊结语.不同类型的函结语有别.如果行文只是告知对方事项而不必对方回复,则结语常用"特此函告","特此函达".若是要求对方复函的,则用"盼复","望函复","请即复函"等语.请批函多以"请批准","请大力协助为盼","望能同意","望准予××是荷"等习惯用语收束.复函的结语常用"特此复函","特此回复","此复"等惯用语.也有的函不写结语.
五,注意问题
1.注意批请函与请示的区别,向有隶属关系的上级机关请求指示,批准事项用请示,而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项,则用请批函.主管机关答复请求审批事项,用审批函.
2.开门见山,直奔主题.无论去函还是复函,都不要转弯抹角,切忌空话,套话和发空泛的议论.
3.一文一函,简洁明了.
4.语言要规范得体,并体现函的用语特色.发函要使用平和,礼貌,诚恳的语言,对主管机关要尊重,谦敬,对级别低的单位要平和,对平行单位和不相隶属的单位要友善.切忌使用生硬,命令性的语言.复函,则态度要明朗,语言要准确,避免含糊笼统,犹豫不定.
关于商洽委托代培涉外秘书人员的函
××大学文学院:
本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识,业务素质亟待提高.据报载,贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班,系统讲授涉外秘书业务,公关礼仪,实用文书写作等课程.这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会.为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质,我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习,委托贵院代培.有关代培费用及其他相关经费,将按时如数拨付.
如蒙慨允,恳请函复为盼.
××集团公司(印章)
二00x年七月二十日
【提示】
这是一份商洽函.正文分六个层次:其一写本单位在岗秘书人员的素质亟待提高,这是行文的缘由,背景;其二,写知悉对方开办秘书培训业务;其三,认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会;其四,以"目的句"写行文的目的;其五即为商洽的事项.最后,请求对方答复.
文章思路清晰,环环相扣,逻辑性强."贵院","请函复为盼"一类具谦敬意味的词句,体现了商洽函的语体特征.值得指出的是"秘书人员"应简写为"秘书";"随该班进修学习"与"委托贵院代培"应位置对调;"如蒙慨允,恳请函复为盼",会导致对方不同意便不复函.所以,"如蒙"应改为"是否",以求对方复函.关于给××超市总公司商租商场一事的复函
上海××超市总公司:
贵公司《关于商租××商厦五楼的函》(沪×超函〔×××〕20号)收悉,经研究,现答复如下:
贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市,这是方便顾客的购买需求,有利于盘活我商厦的闲置资源,扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事,本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市.具体租金请贵公司来人面洽.
特此复函.
上海××商厦
200x年四月一日
【提示】
这是答复对方商洽事项的函.正文开头引述对方来函标题及发文字号,以作复函缘由,继而用"经研究,现答复如下"一语过渡到主体部分.
主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义,既是对来函的回应,又表达了自己的态度.紧承这句,做出"欢迎"合作的表态,并提出面谈要求.
文章针对性强,态度诚恳,表述严谨,行文规范.
关于请求解决我县枯水期用电指标的函
××市供电局:
去年以来,我县利用本地水力资源发展小水电,每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度,每度电价0.25元.而枯水期我县则严重缺电,以每度电价0.50元购进1500万度电,仍然不能保证城镇居民生活用电.目前有几间水泥厂,糖厂因缺电已停产.为此,我县请求从今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期内,每天能支持配送我县基数电10万度.
可否,请予函复.
××县人民政府
××××年七月一日
【提示】
这是一份请批函.县人民政府与市供电局并没有隶属关系,但供电局是业务管理部门,因此,请求批准解决用电指标应该用函行文.
正文开门见山,直陈自去年以来我县为国家电网输入的电力数额及价格.这不仅说明了本县为国家做出的贡献,而且使这一情况与枯水期我县外购电力及费用形成对比.然后陈明即便这种低卖高买的形式也难以解决枯水期居民用电短缺和企业停产的局面.这样,便把请求配给基数电的理由说得入情入理,充分可信.为便于审批,文章将请求配给基数电的时间,数额也写得明确具体.
文章不长,但要求合情合理,理据充分.陈述要求的关键处正确地用了"请求"两字,这是一篇语言得体的请批函.
关于日野fc16sa大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函
广东省汽车贸易中心:
我公司于××××年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野fc16sa型六吨卡车15辆,发票两张,号码为0671012,0671022,于××××年六月二十三日交货,九月中旬正式投入营运使用.该批车使用后,陆续发现前,后轮内侧胎不规则锯齿形磨损,以内侧内边缘为甚.经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验,认定此批车存在严重质量问题,与原供货资料标准不符.我公司已于十一月初暂停止使用.为此,特向贵单位请求:
一,于本月三十日前,派员前来检验质量鉴证等问题;
二,重新按质论价,赔偿经济损失,或退货.
希贵公司讲求信用,按国家有关法律,规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题.
附件一,购车发票两张
二,广州市公安局检测站检验书.
联系人:×××
电话:××××××
联系地址:广州市××路××号广东省××公司汽车队.
××××年十一月十二日
【提示】
这是一则商洽索赔的函.正文简要交代了行文的原委,发现的情况,检验认定,采取的措施等,这也是行文的背景,而且是提出索赔要求的有力证据;要求写得有礼有节,要求合理,并提出希望.最后附上证明材料,写上联系方法,以便联系.此函行文得体,表意明确,证据具体,思路周密.
