一、目前干部人事档案工作中常见的缺陷
1.思想认识较差，没有引起足够的关注
实践证明，干部人事档案管理任务落实的好坏直接关系到所有干部人员的实际利益，同时影响着所处单位干部工作的效果[1]。但是，在实践之中有的企业领导与档案工作人员并没有清楚意识到干部人事信息管理工作的重要意义，档案意识非常淡薄，管理思想传统，最终造成档案管理任务长时间处在被动、滞后的状态：意识投入较低，力量不足，设备陈旧，制度不完善，队伍不健全；二是相关信息管理者没有得到关注，地位处在边缘化的状态，不了解档案管理工作的专业知识，不指导档案管理的工作流程，敬业精神、技能水平与业务能力等无法满足岗位工作需要，工作的热情较低、创新性不高，抱着得过且过的工作思想。这些情况严重损害干部人事档案管理的实施质量。
2.管理机制不够严格，缺少必要的执行力
随着国家社会民主制度的发展，干部人事资料在人员就业以及岗位提升方面的证明参考价值逐渐得到关注，所以需要干部人事档案里的所有信息一定要完整准确无误，一定要通过组织人事单位详细的鉴别及全面的审核校对。这就需要具备严格的制度为保障。尽管当前干部人事档案管理均纷纷创建了相应的规章机制，但是在具体操作过程中，通常管理不徹底，执行力较差，并没有贯彻落实，引发了很多问题[2]。例如，一些档案信息纸张不符合需要，填表格式不标准，内容整体不统一、记录不真实、审查不规范；一些档案信并未及时采集、递交与入档，导致信息缺失、不齐全；一些由于时间长久，以前的单位没有了或是以前的档案管理职员离岗，造成相应的信息很难得到完整的采集；一些由于每年均有新信息的录入，而又为根据规定时间对采集入档的信息放入干部档案库中，导致档案信息混乱无序；一些由于人员流动条件宽松，流动途径灵活，转岗后材料不随人移动，以及少数高校毕业生的材料分散存储在高校、工作单位和人才交流机构，由此导致的人档分离情况屡见不鲜，加大了基层事业单位干部人事信息管理的困难性。
二、干部人事信息管理的有效策略
1.加强认识，实现管理的常规化
思想是实践的导向，思想上产生怎样的认识将会表现出怎样的工作状态，以及获得怎样的工作效果。干部人事档案管理是党及国家干部人事作业的关键部分之一。需要从关于每位干部的切身利益、明确全社会合理的用人导向、强化干部的监控管理、推动党的干部人事制度的全面落实上，来掌握和实施好干部人事信息管理任务，突破讲起来关键，操作起来需要，实施起来不重要，忙起来不需要的情况[3]。各级党组织和相关人事部门，一定要将其置于首要位置，纳入党委任务的主要议事日程中，作为全年度进行人事活动的重点。不但需在思想方面深化理解，同时更关键的是需将认识贯彻到行动中，切实强化对干部人事信息管理任务的指导，定时研究与听取常规汇报工作，定时检验、监管和指导。需加大人力、物力以及财力方面的投资，将成本支出纳进各级财政及企业年度预算中，保证得到贯彻落实。要根据要求配置专业的档案管理人才，派遣他们参与由档案管理部门展开的档案专业培训，不断提升档案管理者的思想认识与专业能力，创建一支政治性稳定、责任心好、整体素养好、具有敬业精神、掌握了现代科学知识、年龄比较年轻、可靠精干的档案管理人才队伍，关注员工的工作与生活，妥善的处理他们的岗位待遇，全面发挥员工的工作积极性、创新能力，实现信息管理工作的常态化。
2.落实机制，促进管理规范化
一是规范材料管理。要常常通过相关部门采集干部任免、转动、考察考评、训练、奖惩等任务中新产生的信息，补充材料内容[4]。属于入档的信息一定要真实无误、完整不缺、文字清晰、对象清楚、手续齐全，让每个材料实现认真鉴别、划分正确、编号有序、目录明白、装订完整。二是规范使用和传递。由于工作方面的要求需翻阅及使用干部材料，一定要严格按照具体规定与制度，不能仅凭查阅证明信息介绍信来查看干部信息，不能查看和使用本人以及直系亲属的材料，不能泄露和私自向别人讲述材料内容，不能私自拍摄复制材料信息。干部工作转岗和职务调动之后要立即把档案交给新上任的管理机构，需经过既要交通传递和安排专门的人员送取，不得邮寄和交干部自己携带；转出的材料一定要完整齐全，同时根据规定通过全面的整理装订，不能扣留档案和分批转出，防止出现无头档案的问题。三是规范内容划分[5]。需根据履历、自传，鉴别、考评以及考察，学历与评聘专业技能岗位，政治审核，入党、入团和民主党派，奖惩，聘用，转岗、福利待遇、代表登记，和其他能供组织查看的信息等内容，创建干部人事档案，保证充分的体现干部的基本状态。
