随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，要很好地解决这些问题，必须努力档案管理人员的素质，包括档案工作者必须具备的知识、技能以及各种素养的总和，主要包括政治素养、道德素养、基础知识和基本能力等。档案管理人员综合素质的高低直接决定着档案管理工作的质量和水平，对提升档案工作的整体效能发挥着无可替代的作用。
一、档案管理人员应具备的基本素质
（一）政治素质。政治素质是档案管理人员的首要素质。档案管理是一项严肃的政治工作，它要求档案工作人员必须具备较高的思想政治素质。即坚持四项基本原则，坚决执行党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作具有一定的机密性，要求工作人员必须具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素質。另外，档案工作的服务性特点还特别要求档案工作人员自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。
（二）业务素质。档案管理作为综合性较强的工作岗位，专业工作人员必须具备一定的综合文化知识和熟练的业务技能。如要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等方面的基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规、方针政策等，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定；应具备经济、法律、外语等学科的文化知识，熟练掌握现代信息技术；能把档案政策法规和专业知识灵活运用于实际，熟练完成业务工作。
（三）能力素质。一是协调能力。要做好档案工作，档案管理人员要经常与有关部门打交道，这就需要发挥综合协调能力，以达到各部门档案管理的协调统一。二是管理能力。档案工作不仅包括对档案实体的管理，还包括对档案事业的管理，要求档案人员认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理的新技能，特别是高新技术管理手段在档案工作中的具体运用。三是学习能力。档案工作人员只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展知识面，提高学历层次，才能适应档案管理工作新形势、新需求。四是开发能力。当前，档案信息资源的开发和利用是档案管理的一项重要工作，也是档案利用的拓宽与深化。档案工作人员要积极采取现代化的管理手段，及时、准确、高效地开发档案信息资源，以提供更好的档案服务。
二、档案管理人员整体素质存在的主要问题
（一）部分档案工作人员的思想道德素质较低，对工作缺乏事业心和责任心。部分档案工作者自认为经济收入、物质条件和社会地位与一些行业相差甚远，思想上形成极大反差，道德观念也发生了动摇，导致事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重提高职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性，严重影响了档案管理水平的持续提升。
（二）部分档案工作人员专业知识匮乏，业务素质不高。近年来，虽然档案管理队伍中本科以上学历人员在不断增多，但真正具有档案专业学历的人员微乎其微，大多都是半路出家，要通过自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了解，不少单位的档案管理人员中，具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。档案工作人员的素质不高，直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，极大阻碍了档案事业的持续发展。
（三）管理方法陈旧，缺乏创新意识。由于很多单位对档案管理队伍建设的重视程度较低，很少提供外出交流学习的机会，工作人员的档案管理方法无法得到及时更新，服务效率持续低下。有些单位的档案管理人员老化，思想懈怠、因循守旧、不思进取，甚至不能熟练操作计算机，仍然采用手工检索、人工操作等原始手段，使档案管理的工作创新举步维艰。
三、提高档案管理人员综合素质的几点建议
（一）提高思想认识。随着社会事业的快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大，各单位要进一步提高档案管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
（二）强化服务意识。档案管理的价值就在于为领导决策提供依据、为工作执行提供服务。档案管理工作是一项服务性很强的工作，服务既是前提也是目的，没有良好的服务，很大程度上就失去了档案管理的意义。因此，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好坏的根本因素。档案管理人员要及时关注党和国家的工作大局，善于从政治上研判形势，善于根据党委、政府的中心工作主动开展档案工作。要积极开展职业道德教育，完善服务方法，提高服务质量；要不断增强服务意识，在工作中牢固树立主动服务意识，积极发挥档案人员的主观能动性，变被动等材料为主动收集材料；既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神，主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。
（三）加强教育培训。教育培训应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持学用结合、按需施教、注重实效的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一要学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二要学习相关学科知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三要学习现代科技知识。档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。档案工作者要树立终生教育理念，建立终身学习制度，经常性地参加系统的知识更新与继续教育，不断扩展自己的知识，提高学历层次，以适应不断发展变化中的业务需要。
