对于药库物流电子化管理思索

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传统中药饮片验收模式与ePS平台验收模式比较
传统中药饮片验收是根据计划单或发票验收,每种中药饮片以1~5kg/袋作为单位,验收袋数多,工作量大,要每袋根据入库操作规范核对清楚,耗时长且难以做到准确无误[3]。小包装中药饮片以箱为单位计数,因为装卸的原因,摆放可能打乱,为验收统计箱数增加了难度,依据计划单或发票验收再靠记忆,增加了人为影响因素,要做到准确无误难度也大。通过MC50扫描,有逐箱验收模式(每一箱单独扫描)和批量验收模式(多箱一起扫描)两种,只需对当前饮片信息(批号、效期、名称、规格等)进行核对,验收完毕后进入ePS平台管理系统,由人为记忆变为计算机统计核对;当计划单所有品种核销后,计算机提醒是否还有未入库品种,方便、简单,无需任何记忆工作;漏送现象可及时发现,立即解决;缩短了验收工作时间,并大大提高了验收的准确性和效率,验收准确率可达到100%。
小包装中药饮片在ePS平台的流程
部门领用申请由医院信息(HospitalInternetSystem,HIS)系统生成计划单,并通过相应接口导入到ePS平台上,由供应商下载计划单并生成二维条形码标签。库房管理员负责验收小包装中药饮片的信息与实物数量的准确性,核对无误后将验收完毕的发票交由药库账务管理员。账务管理员再将发票信息由ePS平台下载后,通过接口导入至HIS,HIS能自动生成与上次价格的比对信息,根据颜色变化进行区分,如价格准确,显示为黑色;价格与HIS有出入,显示为红色等。账务管理员只需关注红色信息药品,查找变化原因,确保导入的准确性。通过发票的导入,减少了过去手工输入时间,确保了导入信息的准确,避免了手工输入的差错。验收过程中不同供应商可同时验收而不会混淆。通过ePS平台二维码扫描出库,信息更加准确。首先,打印出库单,把出库单信息通过HIS系统导入ePS平台。小包装中药饮片按仓位排序,通过扫描枪进行核销出库,因为采用小包装中药饮片,同一品种不同规格容易混淆,此时用MC50核对(通过听提示音判断扫描是否准确),只有完全符合出库单要求(包括饮片名称、规格、数量、批号、效期)的药品才能出库,就避免了人为差错的发生,使准确率达到100%。可多人进行同一出库操作。
ePS平台的管理功能
饮片养护一直是药库的重点工作,有了二维码后,批号效期管理可以做到先进先出(通过扫描枪扫描出库),排除了人为因素干扰,把效期近的饮片先出库这一关键步骤落实到实处,且计算机每月自动生成批号效期表,为日常养护提供了准确的信息。我院库存周转快,也有利于批号效期管理[5]。二维码在ePS平台的应用为小包装中药饮片可追溯提供了可靠的保障,若其中任何一个环节(包括在门诊药房)出现问题,都可以在事后追查到位,为患者用药安全提供了强有力的保证。由于每一步骤都需通过MC50进行扫描,故ePS平台能客观公正地统计员工验收、出库等工作量,为月度绩效考核提供了重要数据。2012年1月小包装中药饮片员工出入库工作量统计。为进一步提高小包装中药饮片的使用效率,可将饮片纳入直送的品种。所谓直送,即供应商送货后,由药库进行扫描验收,验收后的品种直接由药库工作人员随同供应商人员一起送至使用部门。通过饮片直送的ePS平台管理功能应用,有效降低了整个药库的库存量,同时也减少了饮片的重复搬运与养护的人力成本。小包装中药饮片外箱由于外观相似,规格又多,为盘点造成了一定的困难。通过MC50扫描每一个包装箱上的二维码,只需按仓位逐箱扫描,通过ePS平台对照实际库存,库存不平会有颜色标注,批号效期管理也同时完成。我院所用中药饮片由符合资质的厂商供应,在供应的小包装中药饮片外箱上有二维条形码,在内部小包装(以7包为单位)上也附有二维码,验收过程中以品种抽查为主,达到外部与内部实物相吻合,外观合格方可入库。门诊中药房在为患者配药时会扫描小包装上的二维码,与计算机中的照片核对后发药,做到ePS平台的全程监控。
讨论
为了提高用药安全,防止有贴错标签的情况发生,在饮片厂也实行二维码管理,每个品种由药师通过MC50扫描核对后,再指导工人包装,从而避免差错发生。在小包装中药饮片包装箱上两面都贴上二维码,有利于扫描出入库,且万一在搬运途中有一面损坏也不会导致无法扫描的情况发生。ePS平台数据真实可靠,把提升质量管理落实到了实处,使药库小包装中药饮片管理流程更加合理,大大减少了差错的产生,保证了临床用药安全[6]。ePS平台可以开发的功能很多,可以根据每个医院的实际情况进行改进和增加其他方面的功能。例如自动补药功能,只要把每周需要用药的数量限制好,低于此数量就自动生成计划单,又可以大大减少工作量和人为因素影响[7]。