档案不仅反映了医院的發展历史，而且对医院的当前运行和未来发展规划有重要的意义[1]。随着医院规模的不断扩大，医院档案管理的复杂性也日益提高，传统的管理方法与模式的问题也日益突显。在这种新形势下，应当针对医院档案管理的实际需要，对管理方式不断的进行改进提高[2]。
1 新形势下医院档案管理存在的主要问题
1.1档案管理体制不健全
没有形成完备的医院档案管理标准是医院档案管理存在的主要问题。表现为医院档案管理操作标准较低，相关制度不健全，操作规范性较差。①档案管理职能科室与使用档案部门之间分工不明确，协作机制不健全，不能形成档案管理工作合力；②档案管理机构设置较散乱，各部门都有自己的档案管理员，但分散管理制度使各科室档案管理人员缺乏协调性；③现代管理制度下，导致难以保证档案资料的完整性和连续性，且存在着数据信息重复率高问题。
1.2缺少专业的管理人员
除了医院专职档案管理部门配备少量的专业人员以外，医院各科室档案工作人员主要兼职从事档案管理工作，由于缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理效率低下问题。①档案管理人员由行政人员、医护人员充当，档案管理人员流动性大，水平差异大，各科室档案无法做到统一管理；②兼职档案管理人员的工作重心往往在其它工作上，在档案管理工作上的经历有限，对档案管理工作的重视不足，严重阻碍了档案管理工作发展；③目前从事档案管理工作人员的法律意识淡薄，没有认识到档案管理工作重要性，缺少必要的专业知识，因此管理效果较差。
1.3现代化管理水平较低
以前医院档案管理机构设置还较为散乱，大部分医院的档案管理工作还处于分散管理的状态，管理人员的专业精神较低，院方的投入相对较少，档案管理的现代化程度较低。①多数医院重视医疗设备的更新，但是不重视档案管理设施和信息化设备的更新，没有形成较为完备的软硬件管理设施；②传统档案管理方式仍然在发挥着主要作用，这使档案管理的错误率较高，难以保证档案的准确性，无法适应现代医改工作的新趋势；③档案数据收集管理不平衡，医疗数据管理的较为完善，但是有些医疗设备的档案，医疗设备使用维修情况的档案记录管理的相对较差，存在着数据记录不全和数据丢失的问题。
1.4存在重管轻用的现象
医院档案管理工作还普遍存在重管理轻使用的现象，档案管理工作实际上更多的表现为档案存储，没有发挥出医院档案在提高医院工作效率，改善医院工作环境方面的作用。①医院档案在收集完成后，就很少再被各部门使用，许多重要的档案资料信息没有发挥出医疗、科研和教学方面的重要意义；②不能使档案数据为医院今后的发展提供指导作用，没能有效参考档案数据制订医院未来科学的发展规划；③传统的管理模式下，档案资料的查找较困难，存在重管理轻使用的现象，不仅阻碍了医院档案管理事业的发展，而且不利于档案价值的发挥。
1.5档案管理工作不规范
档案管理工作是医院工作的重要组成部分，由于档案管理方法的陈旧，对档案管理工作重视程度不够，导致医院档案管理工作长期以来存在不规范的现象。①档案管理者不能根据医疗工作发展的现代化形势，科学界定当前应当归档的具体内容，存在极大的不规范性和随意性；②没有统一规范的档案管理标准和管理形势，在医院档案的收集、制作、存储方面还存在一定的问题；③档案管理存在着严重的资源浪费的现象，缺乏档案管理的完整性，无法把档案管理工作看成一个系统来运行，档案移交不及时，档案收集难度大，档工作积极性普遍不高。
1.6档案安全性无法保障
长期存在档案分散管理的状态，使档案安全性得不到有效保证，档案资料遗失、错误等不安全问题时有发生。①医院档案管理没有统一监管机制，管理过程中存在着较大随意性，严重影响档案管理工作质量；②在信息化的大背景下，档案网络数据的传递面临新的安全隐患，不仅档案信息优势难以发挥，而且数据保存提出了新的要求；③随着档案使用效率不断提高，档案管理工作难更大，安全隐患更高，档案遗失率普遍增加，严重影响了档案安全性。
2 新形势下做好医院档案管理工作的对策
2.1提高档案管理人员重视程度
在当前医疗体制改革深入进行，医院现代化、信息化的发展背景下，进一步做好档案的管理，需要明确档案管理人员的基本作用，让档案管理人员发挥出实际的意义和价值。①要提高档案管理人员对档案工作的认知度，引导档案管理人员树立责任意识，从制度建立和岗位培训方面加强对档案管理人员的引导。②培养档案管理人员严肃认真的责任态度，不断引导档案管理人员加强对专业知识的学习，以便于适应档案管理工作的需要。③医院要建立必要的档案监管和抽查制度，实行必要的奖惩措施，及时督促档案管理人员全身心的投入相关工作。
2.2把信息技术融入档案管理中
在信息化的背景下，档案管理工作的效率与质量极大提升，传统的纸质文档管理方式已经不适应新形势的需要，必须对纸质档案管理时代存在的信息多、杂、乱问题进行整改，从而提高档案查找工作效率，减少纸质文档耗费的大量人力财力。①加强医院档案管理标准化工作，为全面提高信息查找速度打下基础。②进一步做好医院档案的校对、分类、筛选工作，有效筛选出高价值和准确信息，以便于促进信息的交流。③随着互联网的广泛使用，档案传递交流可以直接在网络上进行。档案管理工作的重点也应当转移到开发和应用网络信息平台上。④档案管理工作的重点应当放在数字化的管理和现代化设备的使用上，以便于发挥互联网技术、电子技术的实际作用，形成一整套电子档案管理措施，达到存储时方便且保证信息安全高效使用的目的。
2.3做好档案的安全保护工作
在现代信息技术的影响下，档案管理工作变得更加高效的同时，也存在着新的安全隐患。为了有效减少信息化环境下档案管理工作存在的风险，应当针对网络环境威胁采用有针对性的措施，进一步防止因为程序错误、数据错误带来的损失。①开发有高技术水平的医院档案管理防护系统，进一步提高医院档案的防火墙技术，保证医院档案在安全环境下运行。②加强对档案数据信息的维护工作，使档案管理人员进一步履行信息维护责任，加强对电子档案的管理，全面提高档案信息化水平。
2.4提升檔案现代化管理手段
在新形势下提升医院现代化管理水平，需要全方位的加强信息化管理，进一步对医院档案管理的全过程加强维护。①对医院档案管理储存系统进行信息化升级，实现自动编号、自动分配和自动管理功能，做好入库档案库的精准定位，有效实现对医院档案的动态管理目标。②建立高效的档案查询管理系统，实现医院根据不同权限发布查询指令的档案查询功能，提高档案管理的准确程度和效率。③建立医院档案的销毁系统，对失去价值的档案实现及时销毁的任务，并且实现档案使用保存期限的提醒功能。④加强现代电子信息技术的安全性，建立必要的监控系统，对违规操作进行预警，杜绝违规操作问题。
3总结
医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院宝贵财富[3]。准确把握医院发展特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务[4]。档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案在医院管理中有着非常重要意义。
随着现代医院的快速发展，医疗技术的不断革新，医疗制度的深入改革，传统的医院档案管理方式已经不能适应现代信息化社会的发展需要。文章分析了新形式下医院档案管理现代化的问题，有针对性的提出了解决措施，在未来要根据医院发展的实际需要，引进先进的档案管理设施和方式方法，不断提高档案管理人员的实际素质，进一步完善科学的档案管理系统，积极探索档案管理的新方法，全面提高档案管理的科学发展水平。
