1.1 人力资源信息化管理系统的概念
人力资源信息化管理即 electronic-Human Resource，中文叫做电子化人力资源管理，又称为人力资源信息化管理。是信息化技术与人力资源管理理论结合的产物。实现人力资源信息化管理需要以计算机和管理软件的支持，通过集中式的信息库自动处理信息，员工参与服务，外联服务共享，使人力资源管理流程电子化，达到提高效率、降低成本、改进员工服务模式的目的的过程。随着信息化理念在企业管理中的普及，人力资源信息化管理作为信息化与企业管理理论结合的产物被视为是 21 世纪全新的人力资源管理模式，受到企业的欢迎和追捧。人力资源信息化管理系统可以为企业提供各种同 IT 技术相关的人力资源管理方式，比如通过打卡、指纹识别的方式实现考勤，通过系统信息自动筛选的方式帮助 HR 进行人才的甄别和选用。另外还可以通过计算机平台的方式实现远程的培训等等，为企业人力资源管理提供了极大的便利。
对于人力资源管理信息系统，国内外学者对其有着不同的定义：Kovach 和 Lathe （1999 ）认为人力资源管理信息系统是一个利用数字技术对传统人力资源进行信息化改革的过程。人力资源管理信息化系统通过信息的采集形成数据库，可以进行实时的更新，也可以对数据永久保存，当人们需要提取数据时，只需要输入关键字。美劳伦斯.克雷曼（1999）将人力资源管理信息系统定义为：人力资源管理信息系统为管理机构提供跨越区域的、全面的记录，拥有强大的储存、分析信息的能力。
国内学者储征（2003）将人力资源信息化管理定义为是一种结合了信息技术和人力资源管理理论的信息平台。让认为将这一平台应用到企业日常的管理活动中去，帮助各个职能部门处理相对复杂的工作，达到提高工作效率和管理效率的目的。
综合上述学者对人力资源信息化管理概念的观点，本文将人力资源信息化管理系统界定为利用互联网技术、信息技术并结合人力资源管理理论将人力资源管理活动进行标准化、流程化、系统化的管理系统。
1.2 人力资源信息化管理的作用
将人力资源信息化管理系统应用到企业日常的人力资源管理活动当中，可以帮助重新梳理人力资源管理的流程并形成管理的固定秩序，无纸化办公节能环保，同时也减少了耗材的使用，节约了一部分成本。企业之所以推崇人力资源信息化管理是因为它确实对企业的发展有着一定的推动作用，具体表现在三个方面：第一是可以帮助企业降低管理成本。在以往的人力资源管理活动中，为了保证效率，一项工作可能需要 2-3 个人，以档案管理为例，紧靠一个人是绝对忙不过来的。但是应用了人力资源信息化管理系统之后，只需要一个人和一台电脑就可以轻松完成工作。节约了人力就意味着节约了劳动力开支，节约了管理的成本。第二，可以帮助人力资源管理负责人减轻工作负担，同时提高员工的满意度。人力资源信息化管理系统为人力资源管理人员省去了很多不必要的工作步骤，另外对于员工来说，人力资源信息化管理系统的存在也为他们提供了很大的便利。比如考勤，以往需要员工签字，但是有了人力资源信息化管理系统，员工只需一刷考勤 IC卡就可以轻松完成出勤报告，十分方便。人力资源信息化管理系统的存在某种程度上实现了员工的自助管理模式。
1.3 人力资源信息化管理系统相比传统人力资源管理的优势
1.3.1 成本降低效率提升的优势
人力资源信息化管理系统相较于传统的人力资源管理在效率上的优势主要表现为：不需要手工统计和查询，计算机可以帮助人完成这些相对繁琐复杂的工作，简化了工作步骤，缩短了工作时间。其次计算机的数据处理功能十分强大，克服了人脑的局限性，也克服了传统管理模式在时间和空间上的限制，大大的提高了办公效率。
在成本优势上的表现主要是节省了一部分人力成本，同时减少了纸、笔、胶水、印泥等办公用品的消耗，还包括一些不可见的隐性成本。这是人力资源信息化管理系统低成本优势的体现。
1.3.2 规范标准化优势
系统管理流程与一般的管理流程不同，系统管理的流程是固定的，是不可更改的。比如传统人工记录考勤，会存在错记或漏记的现象，在人力资源信息化管理系统中就不会出现这种情况。再比如考勤结果生成，要经过人力资源部门主管的签字才能生效。在传统的人力资源管理中这个步骤很肯可能被忽略，但是在人力资源信息化管理系统中会设有这个步骤，即人力资源部门主管不授权，考勤报告就无法生成。系统化的运作让一切操作都必须符合标准，否则无法进行下一步操作。这是对操作人员行为的一种规范和敦促，这样一来就不会因为忽视一个环节或出现一个小失误而降低人力资源管理的效率。
1.3.3 规范标准化优势
在传统的人力资源管理中，企业的管理者是管理的主体，企业员工是管理的对象。但是对于人力资源信息化管理来说，系统与企业之间是一种战略伙伴关系。
人力资源部门成为服务部门，企业的管理者和企业的员工都是客户，人力资源部门需要做的是分别为企业的管理者和员工提供增值服务。增值服务主要是基于网络技术，为企业的管理者和员工提供开放性的、自助式的交流和查询服务。调动员工参与企业人力资源管理的积极性，并形成自我管理的自觉性，并让这种理念深入到公司每一个员工的思想之中，例如：企业高层能够及时了解到企业人力资源状况，而人力资源管理部门通过提供关键的、可获取结果的人力资源投入产出经营指标以及人力资源状态指标，形成企业的人力资源经营理念；通过授权，直线经理参与本部门的人力资源管理；员工从规范透明的人力资源管理中满足个性化需求；实现企业内部自助服务，实现人力资源管理和员工的互动等。
