近年来，随着国家对高校科研工作的重视，科研经费拨款逐年上升，科研业务的报账工作越来越繁重，各高校不断探索提高报账效率的各种方法，如网上预约取号、劳务费网上申报、网上预约报账、无现金报账、科研秘书预审等。其中，在网上预约报账制度是一种不见面，不等候的报账方法，科研经费负责人本人或授权他人整理好所有的单据，经办人只要登录财务预约报账系统的，录入相关信息，打印系统形成的报销单据，审批盖章后，所有的报销单据打包投递到财务处，经审核无误后，由资金支付系统自动把账款打人个人或往来单位。手续不齐全的，审核人员直接告知科研秘书需补充的手续或存在的问题，科研秘书将情况转述给经费负责人或经办人员，督促其改正后再投递给财务处，直到该次报销完毕。
科研秘书的预审工作，就是在单据投递到财务处之前，科研秘书需对所有科研经费报账的原始票据进行真实合法完整性审核，包括形式上和实质上的前期审核。对形式上的审核包括票据的规范性粘贴，发票及其必要附件的完整性，分类汇总各项金额，审批手续的是否齐全，经办或证明人的签名，预约报账系统形成单据填写是否正确;实质上的审核是对报销票据的真实合法进行审查，包括对报销业务的真实合法性，票据的合法性，此次报销业务与该科研项目经费的直接相关性，是否超出项目预算，等等。经审核无误后，在报销单据上经办(预审)人上签字。
一、科研报账业务中预审工作的意义
(一)大大提高财务处科研报账的审核效率。通过预审的单据，手续齐全率大幅度提高，审核人员只需面对科研秘书，节省了与不熟悉报账业务的师生的沟通时间。由于不等候报账，改善了报账大厅原来拥挤的环境，审核人员能够身心愉悦地自主安排工作，效率自然就提高了。
(二)提高一级学院工作效率。所有科研报账工作集中交给科研秘书后，科研人员可以专心工作，不再为报账浪费宝贵的时间;科研秘书专门负责做预审工作，长期下来，熟能生巧，事半功倍，报账工作就能得心应手。既能提高学院的整体工作效率，也能增加科研经费的使用效率。
二、科研秘书预审工作的现状经过一段时间的试运行，我们发现，在网上预约报账制度下，科研秘书的预审工作质量并不理想，主要存在以下几个问题:
(一)预审工作质量差，只有少数几个一级学院的报销单据手续较齐全，大部分一级学院投递的单据需要审核人员一次以上沟通后才能完成审核。
(二)科研秘书的缺乏工作热情，电话沟通后，不能及时前来财务处处理，甚至表现出为难情绪，派学生或项目负责人前来沟通。
(三)素质差。由于预审工作的繁琐和重复性，科研秘书对自身工作认识不够，没有形成职业意识，在工作中缺少沟通的技巧，与科研人员或财务处审核人员时常发生争吵，产生不良气氛。
(四)科研秘书缺乏工作的权威性。由于科研秘书仅对科研报账的单据进行预审，最终结果由财务处审核为准，所以经费负责人往往会质疑科研秘书预审时提出的意见，甚至抱着侥幸的心理，投递一些不合法或手续不齐全的单据，影响报账的效率。
三、预审工作效果差的原因
由于高校对科研秘书工作重视不够，在人员配备、资金配套、进修培训、工作待遇、职称评审等方面缺乏应有的支持，导致其工作积极性不高，直接影响科研报账工作的效率，具体原因如下:
(一)缺少专职的科研秘书，队伍不稳定。大部分一级学院没有配备专职的科研秘书负责预审工作，由学院办公室人员、财务人员、专职教师、科研人员兼任，多数兼职的科研秘书经常变动。科研秘书还要做相对于更重要的其他科研管理工作，根本无暇顾及科研报账的预审，结果只在报销单上作形式上的签字，并没有认真审核。
(一)科研秘书素质良莠不齐。由于大部分科研秘书拥有不同的专业背景，均没有系统地学习科研管理的相关知识，没有相关工作经验，高校也没有对其进行经常性的专业培训，长期以来，科研秘书都是凭感觉办事，责任心不强。
(三)缺乏经常性培训。在科研秘书自主学习能力比较差的情况下，高校科研部门和财务部门忙于繁重的日常工作，缺少对科研秘书进行经常性、强制性的培训。
(四)待遇低。在很多领导眼里，预审工作是辅助性工作，所以无论在工资水平上，还是职称评审等方面，都没有给科研秘书优越的待遇，这种情况下，无法调动科研秘书的工作积极性。
四、提高预审工作质量的途径
(一)设置专职岗位。近年来，随着高校科研经费腐败问题的不断爆光，国家对科研经费的使用要求越来越严格，在强化高校主体责任和落实项目负责人直接责任的同时，还要明确一级学院的监管责任，配备专职的科研。在科研报账业务上，要配备专职的预审工作人员。高校应从制度上保障这个岗位的专门性，因为稳定的科研队伍能够避免由于科研频繁变动所带来的管理脱节等问题，各院系的科研秘书往往对本学院的科研业务比较清楚，在预审工作时能起到事半功倍的效果。
(一)提高科研秘书的各方面素质。作为科研管理工作中的服务型岗位，科研秘书既有秘书的职责，又有科研管理的职责，要端正态度，提高以下各方面素质，才能更好地为科研管理服务。
1.秘书的一般素质。科研秘书首先要有高度敬业的精神，需要良好的道德修养、认真负责的态度，任劳任怨的精神，为他人做绿叶的服务精神。科研秘书还需具备较强的文字处理能力、语言表达能力，熟练运用现代化信息处理技术，树立对科研事项的保密意识。
2.业务素质。熟悉并领会各类相关的财经法律法规和国家有关科研方面的方针政策，在熟悉所在学院各学科科研方面的基本情况，根据不同的资金来源、科研内容，严格执行各类科研经费管理办法，为科研人员合理安排科研经费的报账计划 (包括经费预算执行情况，合理的报账时间)。
3.管理素质。由于预审工作的复杂多样性，科研秘书必须从资源和时间上进行合理的分配，分清轻重缓急，协调各方面诉求，形成一个主次分明的高效工作安排。对科研报账的基本要求和常见问题实时传达给学院领导和科研人员，自上而下，对科研报账方面达成科学的认识。
(三)建立科研秘书培训制度。高校应建立长效培训机制，定期或不定期地举办各类专题培训，邀请科研和财务部门的相关工作人员讲解各类科研经费管理办法的实施细则，经费预算编制、使用以及项目经费决算表的编制，常用的国家法律法规和科研管理的方针政策、票据真假识别、票据的整理粘贴、报账的审批程序等等。另外，还可以组织科研秘书到其他兄弟院校学习和交流，分享工作经验。
(四)建立独立的人力资源管理管理制度。从制度上保障科研秘书的聘任、考核、晋升和工资待遇等，维护其利益。人事部门根据考核结果采取一定的奖惩措施，单位领导和工会应多给予人文关怀，增加其归属感，调动其工作积极性。
总之，科研秘书是高校科研管理队伍中的重要组织部分，对科研业务报账单据的预审工作是提高报账效率的关键，只有优秀稳定的科研秘书队伍才能提供高效服务，促进高校科研经费更加合法高效地使用。
