一、企业存货成本管理中存在的问题
存货在企业的流动资产中占有很大比重,占用了企业大量资金,自然成为企业财务管理的重要对象。但企业在存货的采购、管理、利用等方面存在诸多问题,不仅降低了资金的占用水平,增加了管理成本,而且降低了资产的运作效率,最终导致企业竞争力下降。其主要存在以下几方面问题:
1.企业信息资源缺乏,不能及时掌握供应市场信息,错失战略采购的机会,导致采购成本比较高。
2.存货价值和成本流转未按照一定方法来管理,比如加权平均法、个别计价法等。发出存货价格的确定存在很多主观因素,直接影响到当期利润。
3.存货缺少定期稽核,其稽核只能靠实物盘点,总账和明细分类账由不同部门分别建立核算。并且仓储分散,没有形成集中管理,缺乏一套完整的总账,财务部门没有参与盘点工作,账实是否相符无法确定。
4.企业库存管理不合理,订货批量不科学,一方面导致库存积压严重,带来过高的管理费用,增加产品成本,严重制约企业的盈利能力;另一方面存货占用的流动资金比例较高,大量的存货导致资金不能及时变现,降低企业存货的周转次数,造成企业资金持有成本过高,进一步给企业带来较大的财务风险。
二、存货成本管理问题产生的根源
1.信息资源缺乏
大多数企业对采购信息的管理仍然处于信息输入阶段,缺乏对供应商相关信息的分析,阻碍了企业采购管理制度的信息化。竞争市场条件下,企业之间信息资源私有化,使得采购方和供应方之间相互隐瞒信息,信息不能共享,进而导致信息不对称,购货方则无法及时获得准确信息。此外,企业市场信息系统不健全,不能及时掌握市场信息,没有对价格信息做到及时收集整理,不能准确预测和分析未来市场的供求趋势及市场价格浮动情况,使得企业缺乏合理的价格预案,不能做出正确的决策。
2.存货采购管理制度不完善
企业没有建立健全采购体系,采购阶段未形成制度化,使得采购流程不规范。企业没有科学合理的采购管理制度,不能严格规范采购行为,降低了采购过程的透明度。采购员缺乏制度的约束,在采购时对采购数量和时间的自主空间过大,不能做到尽职尽责,制定出不尽合理的采购计划,大大增加企业的采购成本;同时也使得暗箱操作的情况不断出现,不仅造成企业采购资金的浪费,库存积压,还会由于监督不力,使得收受折扣、虚报价款等现象时常发生。
3.存货内部控制制度不健全
制度的缺失给企业带来的问题是多方面的,在存货内部控制方面企业对管理人员的专业素质要求偏低,再加之缺乏对存货管理的科学规定和体系化的制度,就很容易出现管理失误的问题。有些企业存货成本的管理成果与管理人员的个人工资并不挂钩,无法形成个人激励机制,使得本应获得的控制成本白白丧失。此外,存货管理制度的不健全也导致对管理人员的权责约束力弱,导致存货管理松懈,库存盘点存在误差,使得会计核算不准确。同时,在内部审计过程中,存货领用容易违反规定程序,存在舞弊行为。
4.订货批量与实际不符使成本增加
企业为满足生产经营活动的连续性需求,降低缺货成本,同时为减少订货次数,降低订货成本,盲目扩大企业的订货批量,导致订货批量与实际严重不符。增加订货数量,虽然一方面避免了由缺货导致的生产间断性情况的发生,降低了缺货成本,也减少了订货次数,节省了订货成本,但另一方面也增加了存货的管理成本,同时存货占用的大量资金又使企业错失了投资机遇,使企业的机会成本大大增加。
三、降低企业存货成本的对策
1.健全市场信息系统
利用互联网健全市场信息系统,将供应商的信息资料系统化。通过互联网及时将企业的订货要求公布在信息平台,通过反馈及时收集各供应商的情况,将各供应商的条件进行比较,做到货比三家,择优而取,淘汰劣质供应商。并且建立与优质供应商的长期发展关系,做到信息共享,信息对称。建立健全市场信息系统,及时掌握市场供求信息,对价格浮动情况和供求趋势做出科学合理的预测与分析,制定合理的价格预案,确定合理的采购量。
2.加强存货采购管理
建立严格、完善的采购制度,采购制度应对商品的采购申请、授权人的批准权限、采购流程、各种商品的具体采购规定和方式、商品报价和价格审批等做出规定。采购制度明确规定采购流程,提高采购效率。严格规范采购人员的采购活动,制约采购人员的行为,限制其在采购过程中的自主空间。增强采购活动的透明度,预防采购人员的不良行为,加强对存货采购资金支付的监督控制,杜绝暗箱操作行为。杜绝部门之间扯皮,制定出合理的采购计划,降低企业的采购成本。
3.完善存货内部控制制度
完善企业存货内部控制制度,提高对管理人员的专业素质要求,明确存货管理的规定,将管理人员个人的工资与存货成本管理绩效相挂钩,形成个人激励机制,同时建立管理人员的权责机制,严格规范管理人员。加强存货内部审计,切实做好存货盘点及处置的内部控制工作,定期盘点,保证存货安全、会计核算准确。管理人员和审计人员互相监督,严格遵循盘点程序,避免舞弊行为。
4.利用数学模型确定经济订货批量
经济订货批量模型要求保持存货数量的记录,是在存货数量达到一定水准时再进行订货以补充库存,以经济订货批量(EOQ)和再订货点作为原理基础,以使订货成本和存货成本达到最低时的订货量作为经济订货批量。此方法的优点为在每次订货前都必须详细检查和盘点库存(目的在于看是否降到再订货点),可以及时了解和掌握库存动态。通过确定经济订货批量,既可以保证生产连续进行,降低缺货成本,又减少了管理成本和订货成本,同时避免企业占用大量资金,提高企业资金利用效率,降低企业的机会成本。