2015年8月，教育部出台了《职业院校管理水平提升行动计划（2015-2018年）》，其中明确提出了提升管理水平是促进职业院校内涵发展的现实要求，是提高人才培养质量的重要保障。随着高职院校招生规模的日益扩大，传统的一级管理模式已无法满足学校发展规模的新要求。为有效的提高管理水平和人才培养质量，高职院校相继推行院系二级管理，面对新的体制，教学秘书的角色特性和能力的提升是值得深入思考的问题。
一、二级管理模式下教学秘书的角色特性
高职院校实行二级管理体制，教务处的部分管理决策权下放至二级学院，各学院的具体管理事物发生很大的变化。作为教学管理主体的教学秘书拥有更多管理权后，将不再是单纯的任务执行者，而是二级学院教学工作的管理实施者，这就要求教学秘书对教学管理工作有具体的规划及管理目标，其管理职能上发生了较大的改变。在二级管理体制这一新形势下，教学秘书为做好管理工作，不仅要重新定位自己的角色，而且要深入了解该角色的特性，以便教学管理工作的顺利开展。
1.角色多元性
二级管理模式下的教学秘书，不再是简单的政策措施执行者，而是集管理服务、联络协调及助手参谋于一身的多元化角色。教学秘书既要对日常教学事物进行管理，又要做好服务教学和服务师生工作。在管理服务的过程中，还要作为教务管理部门、教学单位和师生之间的桥梁及纽带，做好沟通与协调工作，保障教学秩序有条不紊地进行。同时，利用自身掌握的教学管理动态信息为分院领导提供合理的建议和方案，以供领导作决策时参考。教学秘书受教务处、二级学院的两重领导，工作质量的好坏不仅影响着院、系的教学管理工作，而且影响着整个学校的教学质量与人才培养质量。
2.角色的专业性
目前高职院校教学秘书多不是教学管理专业出身，且流动性较大，仅为被动地配合教务处的教学管理工作，对专业建设并未起到推动及监督作用。二级管理体制下的教学秘书，不再是客串的身份，而是化被动为主动，承担起学院所有的管理相关事务，这就要求其必须具备专业化的管理能力。不仅要对整体教学管理工作进行统筹，分清主次，整合协调，还要利用现代化信息网络技术高效地完成工作。同时还需具备文书写作与处理、调研分析与创新、突发事件处理等能力。
3.角色的現代性
二级管理的实施是为了适应高校规模的扩大，在这样的新形势下，经验型管理已无法满足二级教学管理的新要求，教学秘书在不断总结经验的同时，必须应用现代化的管理理念、方法及手段来提高工作效率。只有具备创新高效的理念，采用系统管理、信息管理等方法，熟练使用现代化的管理软件，才能保证管理的决策正确、执行高效和监督有力。
二、二级管理模式下教学秘书的能力提升
二级管理模式下，二级学院的教学管理模式在学校教务处的总体管理下增加了自主管理权。这使得传统以处理日常教学事务为主导的教学秘书职责已不再适应新时期高校发展的要求，这就要求教学秘书在新型的管理体制下不断地提升自身的能力。
1.加强思想教育，增强管理服务意识，发挥主观能动性。
高职院校要根据二级管理体制下教学秘书的特点，有针对性的加强思想教育，使教学秘书牢固树立以师生为本，管理育人，服务育人的意识，明确管理与服务的辩证统一关系，即服务工作有利于加强管理，有效的管理本身就是很好的服务。同时，教学秘书要准确定位自己的工作职责，并充分认识到该职务在高校教学管理中的重要性，通过政治待遇、职称评定、利益分配等激励机制来调动教学秘书工作的积极性。
2.加强岗位培训，注重创新性，提高工作能力。
目前高职教学秘书在教学管理方面的素质参差不齐，高职院校可以通过强化岗位培训来提高教学秘书的工作能力。岗位培训除了涵盖教育学、心理学等基础理论知识外，还需加强相应的业务培训，如文书的写作与处理、教务系统管理及信息化操作来提高实际操作能力。同时注重创新能力的培训，创新是时代的要求，是发展的第一动力，只有不断创新，才能提高竞争力，教学秘书应具备创新开拓的能力。同时，教学秘书要及时了解国家关于职业教育的各种政策及文件，掌握现代职业教育的发展趋势，敢于突破传统束缚，寻找高效率的工作方式方法。
综上所述，在高职院校的发展进程中，教学管理水平要适应新形势下的发展需要，作为二级管理实施者的教学秘书也要做出相应的调整。因此，教学秘书必须正确认识自己在教学管理工作中所扮演的角色及其特性，并根据时代发展要求提升专业能力，才能对高职院校人才培养质量起到推动作用。
