高校医院作为学校的医疗服务部门 , 承担着全校师生及教职工疾病预防控制、常见病及多发病的初级诊疗及慢性病的管理工作。高校医院要保障不间断地为患者提供充足的药品 , 同时又要避免库存资金过多占用。高校医院药品的库存管理包括 ：制定药品的合理库存目录、药品入库前的控制、药品库存控制。
1制定药品的合理库存目录
1. 1制定药品库存目录 根据医院药事委员会批准的药品目录 , 结合用药实际制定合理的药品库存目录。本校医院由虎踞北路东西校区、康尼学院校区、江宁新校区多个校区分布组成。其中虎踞北路东西校区、康尼学院校区主要服务离退休教职工 , 江宁新校区主要服务在校学生及在职教职工 ,各个校区服务对象不同 , 用药特点也不同。根据各个校区药品使用实际情况制定库存目录。
1. 2定期修订库存目录 高校医院每学年开始新生入学、每学年毕业季在校人数的波动较大 , 寒暑假等季节性影响也较大 , 每月结合用药实际 , 对一些临床用药异常品种进行调整。每年年底结合本年度用药实际 , 增加部分临床新药 , 删除临床淘汰品种 , 以保障药品目录的科学性、实用性。
2药品入库前的控制
2. 1供应商的管理 供应商是医院药品供应链体系中重要组成部分 , 库存管理离不开供应商的积极有效配合。为保障药品及时供应 , 缩短采购周期 , 降低采购成本 , 本校经招标选某医药集团在本地的子公司 ( 某大型医药物流中心 ) 作为供应商之一。确定供应商后 , 加强与供应商之间的联系 , 及时了解市场医药信息 , 以便应对学校医院异常情况。
2. 2药品入库验收管理 药品库存管理 , 以药品质量保障为前提。药品到货时 , 收货人员应当对运输工具和运输状况进行检查。药品入库由药品采购员与仓库保管员双人逐批进行核对验收。验收的内容有供应商、药品名称、剂型、规格、批号、数量、生产厂商、有效期、包装质量、外观质量、合格证明等 , 贵重药、特殊管理药品需开箱逐件验收。冷藏、冷冻药品到货时 , 查验冷藏车、车载冷藏箱或保温箱的温度状况 , 核查并留存运输过程和到货时的温度记录 ;对未采用规定的冷藏设备运输或温度不符合要求的 , 应当拒收 , 同时对药品进行控制管理 , 做好记录并报告处理。
3药品库存控制
3. 1ABC 分类法进行库存管理 ABC 分类法是帕累托原理在库存管理中的一种应用 , 是运用数学统计原理 , 按照品种重要性标准和资金占用比例 , 对库存品种进行统计分析 , 抓住主要矛盾作为管理重点 , 从而提高库存管理效率。为加强药品库存成本管理 , 本校医院根据药品具体使用情况将库存药品进行分类 , 全部库存药品分为三类 ：A 类药品 , 非常重要 , 采购周期为 1 周 , ( 品种数约占库存总数的 15% , 库存成本约占总数的50%); B 类药品, 适度重要, 采购周期为2周(品种数约占库存总数的 65% , 库存成本约占总数的 40%); C 类药品 , 一般重要 , 采购周期为 4 周 ( 品种数约占库存总数的20% , 库存成本约占总数的 10% ), 库存量则可以放宽 , 以减少每次购药品种。
某些药品如新药、急救药品、精神病类药等 , 占用的资
金额度虽小 , 但因其临床应用的重要性 , 被归于 A 类。同时
根据各药品的具体使用情况制定库存的上下限、安全库存 ,
以保障药品供应。
3. 2部分药品实行零库存管理 零库存是一种特殊的库存概念 , 是指以仓库储存形式存在的部分药品的储存数量为零。合理确定零库存品种 , 有效地进行实施 , 将为医院节省大量的管理成本。本校医院根据用药实际 , 将一部分慢性病、常见病等日常用量多、且较规律性用药的药品 ( 大多是 ABC 管理法中的 A 类药品 ) 实行零库存管理 , 较大地降低了药品的库存资金占用。各药房根据实际用量制定采购计划 , 报采购员采购 , 供应商将药品直接配送到药房 , 验收无误后 , 仓库保管员根据票据录入计算机系统、做好出入库记录。实行零库存管理的药品 , 直接配送到药房 , 不占用仓库库存资金及仓库设施 , 节省大量人力及仓储资源 , 同时可明显提高资金周转。
4常见问题及应对措施
4. 1有效期问题 不同药品的有效期差别较大。本校常用药品约 70% 的品种有效期为 2~3 年 ;部分品种有效期较长 ,如河南宛西制药股份有限公司生产的香砂养胃丸、六味地黄丸、当归丸等有效期为 5 年 ;部分品种有效期较短如润舒滴眼液有效期仅为 1 年。药品有效期 6 个月 , 患者往往不愿接受。
药品进货时 , 建议距生产日期不得超过 6 个月 , 距失效期应不得低于 1 年 , 非急需近效期药品勿购入。部分有效期1.5 年、使用量不大的品种 , 往往被归于 C 类药品管理 , 为避免药品失效 , 建议参考 B 类品种缩短采购周期、限制每次采购数量。
引入周转率概念进行药品有效期管理。周转率指单品种库存数量 / 月平均消耗数量 , 这项指标能较早作出药品过期损耗的报警 , 比单纯的有效期表更有效。
药库、药房每月定期全面检查一次近效期品种 , 登记有效期在 6 个月以内的药品 , 及时与医生联系 , 宣传使用。
4. 2滞销品种问题 某些药品使用过程中会出现一段时间内用量较大 , 但一段时间后用量下降 , 甚至不用的现象。药品滞销的原因是多样的。药库、药房应加强联系 , 分析滞销原因 , 2 个月未用的滞销药品 , 及早联系供应商退药。某些季节性品种 , 如夏季品种龙虎人丹等。9 月份开学用量就会大幅下降 , 容易出现滞销现象 , 此类品种应根据季节使用情况控制采购数量。
4. 3假期对库存的影响 寒暑假期间 , 高校医院基本不营业。常用药品中胶囊剂、外用药膏剂、眼药水等需阴凉保存的品种较多。药房温度在夏季高温情况下 , 很难达到 20℃的贮存条件 , 温度过高将影响药品质量。结合学校用药实际 ,控制寒暑假库存数量 , 不仅可以节省库存成本 , 还有利于保障药品质量。
5小结
按照新的《医院财务制度》和新的《医院会计制度》要求 ,医院的药品必须采用个别计价法统计成本 , 新的会计方法将显著提高医院药品成本的核算精确度与准确度 , 更加真实动态地反映医院药品成本情况。ABC 管理法、零库存管理法是近几年一些大型医院开始实行的管理方法 , 是为优化医院资源配置所进行的尝试。高校医院作为医疗体系中不可或缺的一部分 , 科学合理地储存药品 , 降低库存费用 , 是医院药学管理的重点工作。
