一、公证受理前的材料审查
根据《中华人民共和国公证程序规则》第十八条:自然人、法人或者其他组织申请办理公证，应当提交下列材料: ( 一) 自然人的身份证明，法人的资格证明及其法定代表人的身份证明，其他组织的资格证明及其负责人的身份证明; ( 二) 委托他人代为申请的，代理人须提交当事人的授权委托书，法定代理人或者其他代理人须提交有代理权的证明; ( 三) 申请公证的文书; ( 四) 申请公证的事项的证明材料，涉及财产关系的须提交有关财产权利证明; ( 五) 与申请公证的事项有关的其他材料。
由于保管箱的财务产清点为合法继承不可缺少的步骤，笔者在办理该类证据公证时，要求当事人提交以下材料: 1、保管箱承租人的死亡证明; 2、保管箱承租人的身份证明( 如户口已经注销则需提供户口注销证明) ; 3、保管箱租赁协议( 或保管箱的相关信息) ; 4、申请人的身份证明; 5、申请人与保管箱承租人的亲属关系证明的证明材料。以上材料经办证人员审核符合《中华人民共和国公证程序规则》第十九条要求后才受理该证据保全公证申请。
二、谈话笔录的制作
根据笔者经验，保管箱财产的清点谈话笔录中应当记录以下几个要点: 1、证据保全的原因; 2、证据保全的事项内容( 种类、名称、数量、现状) ; 证据保全的目的、用途; 4、证据保全的方式、方法; 5、证据保全所需要证明的事实; 6、申请人与保管箱承租人之间的关系; 7、申请人的父父母、配偶、子女情况; 8、是否所有继承人均到开具保管箱的现场? 对于谈话笔录中的告之事项，笔者有以下总结: 1、因证据保全现场的客观因素上的局限性，使证据保全公证无法反映全部真实情况，由此可能会影响证据的证明效力; 2、保全证据公证不能确认权利的效力，如果被保全的证据产生侵犯他人权利的后果，应当由申请人自行承担责任; 3、当事人申请办理保全证据公证的事实应当真实、无误，合法，否则将导致公证书的证明效力出现瑕疵或无效; 4、被申请保全证据的行为不得危害社会公共利益。根据《公证法》第四十四条规定，当事人以及其他个人或者组织提供虚假证明材料，骗取公证书给他人造成损失的，依法承担民事责任; 违反治安管理的，依法给予治安管理处罚的; 构成犯罪，依法追究刑事责任。
三、清点财产的归类
保管箱内财产的清点涉及继承遗产的认定，其清点范围要求更为精确，这也涉及到保管箱内财产的归类，需要进行记载的物品可分一下几类: ( 一) 财产性物品: 金银首饰、古玩字画、金银砖、金银条、珠宝、玉器、外币及非流通性纪念币、邮票、及其他有价物品等;( 二) 有法律意义的文书: 如各类合同( 协议) 、欠条、借条、遗嘱; ( 三) 物权凭证: 房产证、机动车驾驶证、股权证; ( 四) 其他可能产生民事法律后果的物品: 如钥匙、印章、印鉴。
四、保管箱财产的清点方式
采取何种方式清点财产，事先应征询当事人的意见。通常情况下是采用拍照、录像的方式进行。清点保管箱财产的拍照、录像由当事人自己对所清点的财产逐一进行，公证人员进行现场监督。在拍照、录像清点的物品时，首先应将财产进行分类拍摄，接着还需要对不同财产单个进行拍摄，以同归照片形式对被清点财产本身的性质做更进一步固定。这样做的目的是:箱内物品的具体品名及数量是与继承申请人一同认定继承遗产标的价值的重要依据。物品清单若制作简易就需要通过照片及摄像内容进行补充。当事人拍照、录像使用的相机和摄像机等器材应由公证机构提供并在使用前由公证员对相机做情节性检查，校对时间和日期。照片冲洗后，一并附在公证书后。
五、现场记录的制作
在清点保管箱内财产时，公证人员的现场记录只能客观地表述在什么时间、什么地点( 保管箱库的具体地点) 、什么人参加了清点活动、保管箱内有哪些物品，只能客观记录所见到的事实，不作主观上的评价。如笔者在办理一起业务时，保管箱内有一透明塑料袋内放有金黄色的笔、币。清单的现场记录中只能客观描述为金黄色的笔、币，而不能主观判断该物品为金笔、金币。
本文探讨了在现阶段公证程序规则下，该类保全公证业务的开展以及公证机构必备的程序。随着保管箱财产清点保全公证业务的用途日益广泛，保全公证的内容与形式日益复杂，保全公证的程序需要更加完善，要求公证人员不断学习，在法律和规则框架下努力为公民顺利继承保管箱财产提供保障服务。
