外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件，假如格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。
几种外事文书
1.照会
照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其重要程度分有正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们使用范围不同。
正式照会用于：一是重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的非凡重视，也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要问题的来往，现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
2.对外函件
对外函件（包括外交函件），指国家领导人、外交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应属外交函件。
3.备忘录
备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，假如用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
4.外事电报
外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及备种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。
外事文书的文体要求
使用外事文书首先要注重格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。
人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方也用第三人称，一般不用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件也用第三人称。
签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如总理对总理，外长对外长。但也有非凡情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非对外机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注重与对方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，也用“顺致崇高的敬意”。致敬语不能自成一页，应紧跟正文后面另起一段。
称呼方面，文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。
文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。有些国家由于发生政变或其他原因，国名可能改变，须随时变更。
对外文书一般以本国文字为正本，但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时要注重，应符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
我国对外文书格式范例
正式照会：
××国总统×××阁下
阁下：
×××××××××。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国主席（签字）
一九九×年×月×日于××
普通照会例一：通知协定生效
（××）部×字第××号
××国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：
中华人民共和国政府对于一九××年×月×日在北京签订的中、×两国政府×××合作协定已履行了法律手续。鉴于××政府已于一九××年×月×日通知中国驻××国大使馆，××国政府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
一九××年×月×日于北京
普通照会例二：申述态度
（××）×（省名简称）外字第××号
××国驻上海总领事馆：
××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并谨就×××问题申述如下：
×××××××××××××××。
顺致最崇高的敬意。
（盖××省人民政府外事办公室带国徽铜印）
一九××年×月×于××
普通照会例三：申办领事认证事宜
×（省名简称）外（1995）认字第××号
××国驻上海总领事馆：
××省人民政府外事办公室向××国驻上海总领事馆致意，并请对×××公司的全权委托书，计壹份，公证书上××省人民政府外事办公室印章和出国治理处处长×××签字予以认证。
顺致崇高的敬意。
（盖××省外办带国徽章）
一九xx年×月×日于××
对外函件例一：吊唁
××国××州州长××阁下
阁下：
惊闻××州××（职衔）××先生仙逝。我谨代表××省政府并以我个人的名义向你，并通过你向××州政府和××先生的家人，表示深切的哀悼。
中国××省省长（签字）
一九九×年×月×日×于××
对外函件例二：通知
××国驻××总领事馆：
我办根据我国有关部门的决定，现通知贵总领馆如下事项：
××××××××××××。
顺致崇高的敬意。
（××省外办印）
一九××年×月×日于××
便函例一：婉拒
亲爱的×××先生：
蒙您邀请我参加圣诞晚会，甚为感谢。因我近日身体不适，不能前往，特致歉意。
祝您愉快。
×××（签字）
一九××年×月×日于××
备忘录例一：对外表态
××国总理致××国总理×××的备忘录
一、中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。
二、××××××××××××。
以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员在会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。
一九××年×月×日于××
注：此件是作为照会附件发出的备忘录。
备忘录例二：陈述意见。
备 忘 录
根据××州政府关于签订××××协定的建议，××省政府表示同意进行签订该项协定的谈判。
××省政府的意见，在××××协定中应包括下列各款：
××××……
……
当然上述各款可按双方愿望补充或变更。
请将上述事宜转达贵州政府。
一九××年×月×日于××
注：此件为面交备忘录
电报例一：贺电
×××（日本×县首府名称）
×××县知事×××阁下：
欣闻阁下连任贵县知事之际，我谨向阁下表示祝贺。
祝贵县在阁下的领导下繁荣昌盛，人民幸福。
中国××省人民政府省长×××
一九××年×月×日于××
电报例二：慰问电
×××（州首府名称）
×××州长××阁下：
惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示诚挚的慰问。
中国××省人民政府省长×××
一九××年×月×日于××
电报例三：祝寿
××××（日本县首府名称）
××县日中友好协会会长×××先生：
在您××岁寿诞之际，我代表××省人民对外友好协会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。
祝您健康长寿。
中国××省人民对外友好协会会长×××
一九××年×月×日于××
